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目的別!展示会お礼メール文例(資料DL/セミナー/アンケート):2018年6月版

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(2017年11月版のレポートに追加調査を行い、更新したものです)

御社では、展示会後にどんなお礼メールを送っていますか?

今回の記事では、お礼メール送信前に押さえておくべきポイントと、獲得した名刺の中から見込み客を抽出するためのフォローアップ方法とそのメール文例テンプレートをご紹介します。

 

【テンプレート提供】展示会・イベント向け追客プラットフォーム|エキスポフォース

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展示会のお礼メール送信前に押さえておくべき3つのポイント

展示会は終わってからが本当のスタートです。ブース来場者との出会いをビジネスチャンスに繋げるために、お礼メール送信のポイントを押さえておきましょう。

 

1.来場者に役立つ情報を送る
展示会や商談会の来場者の多くは「情報収集」を目的としています。お礼メールでは、ブース訪問の感謝とともに、自社の製品やサービスが、来場者の課題解決にどのように役立つのかという点を伝えましょう。

2.メール本文はシンプルにして、webページへ誘導する
お礼メール本文のメッセージは、出来るだけシンプルにして、自社のwebページに誘導しましょう。できれば、資料ダウンロードや問合せなど、来場者の次のアクションにつながるページが良いでしょう。

3.継続的なアプローチを行う
お礼メールが、すぐにビジネスに繋がるケースはごく一握りです。お礼メールで直接的な問合せにつながらなくても、ナーチャリングの最初の一歩と考えるべきです。メール開封やwebページ訪問などメール送信後の動きをトラッキングしつつ、継続的なアプローチを行っていきましょう。

お礼メール文例テンプレート

展示会後の3つのフォローアップ方法の紹介と、それぞれのお礼メール文例テンプレートです。ブース来場者になにをどう伝えて自社との関係を深めていくべきか、出展プランを作る時にあらかじめ準備しておくと良いでしょう。 

 

1.資料のダウンロードページを案内する

2.自社セミナーを告知する

3.WEBアンケートを依頼する

編集部のまとめ


1.資料のダウンロードページを案内する

 

来場者の課題解決に役立つノウハウ集や、製品の事例集などのPDFをダウンロード出来るWEBページを用意し、メールで案内します。添付ファイルで送ることも可能ですが、セキュリティ面を心配する方もいますので、必要な方のみWEBページからダウンロードしてもらうようにしたほうが良いでしょう。

ノウハウ集や事例集などのコンテンツの用意が難しい場合は、ブースで配布していた紙資料のPDF版でも良いでしょう。PFDのほうが、見込み客の社内で共有する時に利便性が高いためです。

<資料のダウンロード案内のメール例文>

件名:【会社名】〇〇展示会ご来場お礼(PDF資料のご案内:MM/DDまで)

 

【株式会社****】
【来場者氏名】 様

 

先日は、「◎◎フェア20xx」にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、
誠に有難うございました。

 

展示ブース運営を担当させていただきました【xxxx株式会社】の【氏名】と申します。

 

今回の展示では【製品名】を中心にご案内させていただきました。
御社にとって有益な情報となりましたでしょうか?

 

ブース内でお配りしておりました【資料名】を下記サイトにて、期間限定で無料公開しております。
よろしければダウンロードいただき、御社内でご回覧いただけますと幸甚です。

 

●「◎◎フェア20xx」出展資料ダウンロードページ

 https://*****.expoforce.jp/20xxexpo
 無料公開期間:20yy/mm/dd〜20yy/mm/dd

 

出展内容や弊社製品に関するご意見やご質問などございましたら、
このメールにご返信いただくなど、お気軽にご連絡下さい。

それでは、今後ともよろしくお願い致します。

 

------------------------
【xxxx株式会社】
【部署名】
【氏名】
【連絡先】
------------------------

 

本メールは「◎◎フェア20xx」にお立ち寄りいただいた方を対象にお送りしております。
メール配信を希望されない場合は、以下のフォームにて配信停止をお申し付けください。
<配信解除用のURL>

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2.自社セミナーを告知する

 

商材の活用法やデモ体験が出来るセミナーを企画し、来場者にメールで告知しましょう。営業マンに来てもらうほどではないけど、集合型のセミナーであれば話しを聞いてみようかなという方がいるかもしれません。セールス側としても、文字にして資料で配布しにくい情報もセミナーであれば口頭で伝えやすくなるというメリットもありそうです。

集客が不安な場合は、まずは5-10人程度の小規模な形式を復数日で開催してみてはいかがでしょう。セミナー候補日が復数あったほうが見込み客も参加しやすくなります。

<自社セミナー案内のメール例文>

件名:【会社名】〇〇展示会ご来場のお礼、無料セミナーのご案内

 

【株式会社****】
【来場者氏名】 様

 

先日は、「◎◎フェア20xx」にて弊社ブースにお立ち寄りいただき、
誠に有難うございました。

 

展示ブース運営を担当させていただきました【xxxx株式会社】の【氏名】と申します。

 

今回の展示では【製品名】を中心にご案内させていただきました。
御社にとって有益な情報となりましたでしょうか?

 

さて、この度、展示ブースにご来場いただいた皆さま限定で、【製品名】の活用事例紹介のセミナーを開催させていただくこととなりました。

【製品名】にご興味ご関心をお持ちの方は、この機会にぜひご来場ください。

================
■ 内容 :【セミナータイトル】
■ 日時 :※月※日(※曜日)開場 00:00/開演 00:00/終了 00:00
■ 場所 :【建物名称/最寄り駅など】
================

 

詳しくは下記WEBページにてご確認ください。
お申込み、お問合せも同WEBページにて承っております。

 

●【セミナータイトル】
 https://*****.expoforce.jp/seminar20******

 

それでは、皆さまのお越しをお待ちしております。
今後ともよろしくお願い致します。

 

------------------------
【xxxx株式会社】
【部署名】
【氏名】
【連絡先】
------------------------
本メールは「◎◎フェア20xx」にお立ち寄りいただいた方を対象にお送りしております。
メール配信を希望されない場合は、以下のフォームにて配信停止をお申し付けください。
<配信解除用のURL>

 

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3.WEBアンケートを依頼する

 

資料を用意したり、自社セミナーを企画運営することが難しいという出展企業もあることでしょう。そんな時は、WEBアンケートを用意して来場者に案内してみましょう。

展示会期間中に、ブース内で対面アンケートを実施しているケースもあると思いますが、非対面のWEBアンケートではまた違った結果が得られるかもしれません。

アンケートでは、

  • ブースの展示で興味をひいた内容
  • 役に立ちそうな情報の有無
  • ブース接客について

などについての感想や評価をもらいましょう。見込み客毎のニーズ理解だけでなく、次回出展時の改善にも役立つことでしょう。
また、貴重な時間を割いてアンケートに協力してくれた方には、お礼を用意しておいても良いかもしれません。

<WEBアンケート依頼のメール例文>

件名:○○様【展示会名】ご来場のお礼、Amazonギフト付きアンケートのご案内

 

【株式会社****】
【来場者氏名】 様

 

先日はご多用中の中、「◎◎フェア20xx」弊社ブースにお立ち寄りいただき、
誠にありがとうございました。

 

展示ブース運営を担当させていただきました【xxxx株式会社】の【氏名】と申します。

 

今回の展示では【製品名】を中心にご案内させていただきました。
御社にとって有益な情報となりましたでしょうか?

 

弊社では、展示会やWEBサイト、メールマガジンなどを通じて、引き続きお役に立つ情報をご紹介していきたいと考えております。

つきましては、弊社ブースにご来場頂いた方のみに、WEBアンケートをご用意させていただきました。
ご多用中恐れ入りますが、お手すきの時にでもご協力いただけますと幸いです。

 

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●「◎◎フェア20xx」弊社ブースご来場者様向けアンケート
 https://*****.expoforce.jp/20xxexpo
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・ご回答のお礼として500円のamazonギフト券をお送りします。
・回答期間:20yy/mm/dd〜20yy/mm/dd
・回答の見込み時間:3-5分程度


ぜひ忌憚ないご意見ご感想をお寄せいただけますと幸いです。
今後とも、どうぞよろしくおねがいします。

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【xxxx株式会社】
【部署名】
【氏名】
【連絡先】
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本メールは「◎◎フェア20xx」にお立ち寄りいただいた方を対象にお送りしております。
メール配信を希望されない場合は、以下のフォームにて配信停止をお申し付けください。
<配信解除用のURL>

 

テンプレート提供:展示会・イベント向け追客プラットフォーム|エキスポフォース

展示会後のフォローや追客に良く見られる、3つの方法について紹介してきました。

すべての方法に共通しますが、メールは一回送ったらおしまいではありません。来場者がメールを見落としてたり、後回しにして忘れてしまうケースもあります。資料ダウンロードやセミナー申込み、アンケート回答などの反応がない場合は、1-2回のリマインドメールを送ることも有効でしょう。もちろん、メール配信を解除する方法は明記しておきましょう。


今回ご紹介したメールテンプレートの出典元である「エキスポフォース」は、展示会・イベント向け追客プラットフォームです。メール開封やwebサイト訪問など来場者の行動トラッキング機能や自動リマインドメールの機能も備えており、展示会後の継続的なフォロー・追客アプローチが可能です。

  • お礼メール他、フォローメールのテンプレート
  • 各WEBページのテンプレート
  • 自動リマインドメール送信
  • メール受信者一人ひとりのトラッキングとレポート機能
  • 申し込みから、最短2週間で利用可能
  • 標準で設定されている雛形をベースに、専任のWEBディレクターが初期設定までサポート
  • 初期設定:155,000円、月額費用:30,000円

 

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