新年早々に関東１都３県ではコロナ感染者数が増加し、外出自粛ムードが色濃くなりました。WEBマーケ担当の皆さまも年度末に向け戦略や施策の軌道修正を強いられているのではないでしょうか？そこで今回は、見積り相場ガイドで過去に紹介したコロナ禍を乗り越えるためのお役立ち記事を改めてご紹介しつつ、引き続きニーズの高いオンラインイベント運営のポイントについて取り上げてみたいと思います。
目次
デジタルシフトが加速した2020年
2020年は、様々なビジネスシーンがオンライン化し、デジタルシフトが加速の一途を辿りました。マーケティング業界においても、ウェビナーやリモート会議、オンライン商談など、新たなツールが急速に普及。サービス内容も拡充し続けています。
ここでは、昨年公開したコロナ禍を乗り越えるためのお役立ち記事を、まとめてご紹介します。
オンラインイベント開催時のポイント
商談、展示会、PRイベント、各種セミナーなどのイベントは、2021年も引き続きオンラインでの開催が主流となることでしょう。イベント規模や開催目的によって運営のポイントは異なると思いますが、全般に共通する成功の秘訣について、筆者個人が参加者・主催者として感じたことを中心にまとめてみました。
開催日時・参加方法の周知は徹底する
気軽な気持ちで申し込んだイベントであればあるほど、開催日時をスケジュールに入れ忘れたり、作業に没頭してしまっていつの間にか時間が過ぎてしまっていたり。そんな些細な理由で欠席をしてしまうことがあるのがオンラインイベントのデメリット。
開催3日前、開催当日の朝、などこまめにリマインドメールを送ると良いでしょう。参加者は、開催時間ギリギリになってそのメールを探し、アクセスしようとしますので、わかりやすいタイトルであることが必須。メール本文には、イベント名・開催日時・参加方法を端的に記載すると良いでしょう。
手軽に参加できるからこそ印象に残りづらい。演出はしっかりと！
動画の導入
リアルな場であれば、その場の臨場感もあり、照明を調整したり、軽食やドリンクを提供したり、五感をフルに刺激する演出が可能ですが、オンラインとなると視覚と聴覚にしか訴えることができない上、自宅の小さいPCスクリーンまたはスマホ画面から参加することになります。
そこで効果的なのが動画。オープニングやエンディングの賑やかしはもちろんですが、商品やサービス紹介、企業紹介など、リアルな訪問やタッチアンドトライができない場合に魅力を伝えるのに効果的です。最近ではかなり手軽に動画作成できるツールが登場してきていますが、インパクトのある動画を目指すのであれば、制作会社へ依頼するのもオススメ。複雑な説明が必要な商材などは特に動画でわかりやすく伝えるための客観的アドバイスを取り入れながらの作成がベストです。
スタンバイ画面・終了画面も作り込んで
Zoomなど一部のオンライン会議ツールには、開始時刻前にアクセスした場合に表示させる画面や終了時に表示させる画面の設定が可能なものがあります。
●スタンバイ画面：時間通りに参加してくれたモチベーションの高い参加者が、一番最初に見る画面です。イベントタイトル、開催時間、主催、イベントの雰囲気が伝わるイメージが含まれたスタンバイ画像を準備しておくと、良い印象を与えることができます。
●終了画面：イベント参加者にアンケート回答を促す際に活用してください。メールで送るよりも回答率が上がる場合がほとんどです。アンケート実施がない場合は、アクセスしてほしいサイトへの誘導するなど、ネクストアクションにつなげることをお忘れなく。
主催者が複数いるなら、背景・服装を統一
画面が細かく分割されて表示されるオンラインイベントの場合、主催者が一目でわからないことも。
- 目立つ背景色で統一する
- 背景に社名やロゴを入れる
- 白いシャツ、など、服装の色を統一する
などの工夫があれば、複数の主催者がいる場合でも一目で見分けることができます。
参加者が拡散しやすい工夫を
固有ハッシュタグは常時表示
イベント固有のハッシュタグを設定し拡散を狙いたい場合は、主催者の背景やプレゼン資料上に必ず表示させ、常に何を拡散してほしいかを明示しておくことが大切です。オンラインイベントは途中参加する方も多く、イベント冒頭で案内をするだけでは不十分。シンプルですが、拡散してもらう工夫として効果的です。
SNS・チャットの対応係がいると安心
固有ハッシュタグ付きでSNS投稿をしてくれた参加者には、イベント中にいいねやコメントを返して上げると好印象を与えることができます。運営からの直接コミュニケーションは参加者にとって嬉しいものですし、その参加者のフォロワー達がそのやりとりを見ることで、「丁寧な対応をしている企業だな」と思ってもらえる可能性も高まります。
ただし、実際のイベント進行とSNSやチャットの対応は同時進行するのは不可能。専任をアサインすることが必須です。特に回答しておくべき質問が挙がった場合はイベント進行者に伝えて、イベント中に解決するという体制を整えておきましょう。
即時拡散されてもOK？画面の整理をお忘れなく！
かなり細かいポイントですが、意外と気になるのが画面に写り込んだ余分なモノ。
- 画面を共有している時にチラッと見える別ブラウザ
- 個人情報満載のメーラー
- アイコンが散らかり放題のデスクトップ
- チャットツールの通知ウィンドウ、通知音
- スケジュールツールのリマインダー
これらは全て閉じていることを確認しておきましょう。意外と見られています笑。
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