思い通りの納品をしてもらうためのRFP(提案依頼書)の書き方:ホワイトペーパー編

見積もり相場ガイドでは、WEB担当者が気になるアウトソーシング費用の相場を独自で調査・紹介していますが、その他にも「お役立ちテンプレート」として、外注先にそのまま提出できるRFP(提案依頼書)のテンプレートが、テーマ別にダウンロードできることをご存知でしたか?

今回は、入力サンプルも交えながら、RFP(提案依頼書)の書き方についてご紹介していきます。

明日から使えるRFPテンプレート一覧

ダウンロードできるRFP(提案依頼書)は以下の通り。

●ライターへ記事の作成依頼をしたい >>RFPダウンロード

●オウンドメディアを立ち上げたい >>RFPダウンロード

●SNS運用を任せたい >>RFPダウンロード

●漫画制作を依頼したい >>RFPダウンロード

●ホワイトペーパー作成を依頼したい >>RFPダウンロード

※今後も拡充を予定していますので、上記以外に取り上げて欲しいテーマがありましたら、ぜひこちらからリクエストをお送りください!)

なぜRFP(提案依頼書)を作成するの?

弊社サイトでダウンロードできるRFP(提案依頼書)は、ディレクターバンクに所属しているディレクター陣に直接取材を行い、普段の商談中に発注主から必ずヒアリングする項目をテンプレート化したものです。

実際には、このような依頼書の作成なしでヒアリングベースの打ち合わせからスタートすることも多いようですが、RFP(提案依頼書)を事前に準備することは以下のようなメリットがあります。

  1.  依頼内容を資料として可視化することで、WEB担当者自身の脳内整理になる
  2. 可視化された資料を社内で揉むことで、上長と現場など、社内の合意を取りやすくなる
  3. 上記2点により、打ち合わせがスムーズに運び、時短につながる
  4. 依頼内容が明確なので、発注主の求める納品物が上がってきやすくなる

誰しもが経験があると思いますが、打ち合わせが始まって、いざアレコレと聞かれ初めて、「そこまで考えが及んでいなかったな」とか「自分はこう思うが、上長とは意見が違うな」などと、気づくことも多いのが現実。もちろん、その気づき自体にも価値はあるのですが、効率よくその気づきにたどり着くために、RFP作成が効果的なのです。

RFPってどうやって書くの?

RFPテンプレートは、弊社サイト以外にも無料ダウンロードで入手できる物がたくさんありますが、重要なのはどんな風に記載するのか、という点。弊社サイトのテンプレートには、記入サンプル付きのものも多く、すぐに使えるのがメリットです。

ここで、ホワイトペーパー作成をアウトソースする時のRFP(提案依頼書)の入力例を取り上げてみたいと思います。

自社の商材について

迷わず記入できる部分だと思いますが、自社の製品・サービスについて詳しく理解してもらうため、強み・弱みなどを詳細に記入することが大切です。

以下は、経費精算システムを提供する企業がホワイトペーパーを作成しようとする場合のRFP入力例です。

商材名 経費精算システム「XXXXXXX」
商材のURL https://xxxxxxx

※ランディングページが複数ある場合は両方記載する。

商材のターゲット 導入は経理担当者がメイン(導入担当)、20代~30代、女性が多め。ツールの利用者は出張の多いビジネスパーソン、30代~40代、男性が多め

※決裁者と利用者、狙いたい層と実購買層が違う場合は、両方記載する。

営業方法 主にインバウンド。WEB広告、リスティング広告、タクシー車内広告、など。
商材の強み UIの良さ(多くのシステムと連携:タクシー配車アプリ、航空会社サイト、クレジットカード、Amazonビジネス)
商材の弱み・課題 多機能であるがゆえに、必要なものを選定してカスタマイズするまでの手間
競合となる商材 ABC経費精算、経費精算ZZ
競合との差別化ポイント オプションで、経費の入力代行サービスを提供

※入力例については、実際にホワイトペーパー作成も手がけるファストマーケティングさんへのインタビュー内容を元に作成しています。

今回の依頼について

続いて、RFP(提案依頼書)のメインパートとなる依頼内容について記入例をみていきましょう。

依頼の背景 ホワイトペーパー作成が初めてなので、まずは外注して提案をいただきながら進行したい
作成の目的/解決したい課題 過去に接点を持った見込客リストから潜在ニーズを掘り起こし、商談創出につなげたい

※最重要※ 目的によって狙うべきターゲットは異なります。例えば、認知拡大やリードの獲得件数の最大化ならば、サービスを検討していない層(潜在層)まで対象を広めますが、成約率を高めたい場合やリードナーチャリングを行いたい場合にはサービスを検討している層(顕在層)をターゲットに企画を検討することになります。

想定ターゲット 過去に展示会などで接点を持った見込客

自社サービスの認知がない層、など

露出施策 メルマガ、自社サイト掲載、SNS拡散(部分的に)

※露出方法まで提案をしてくれるコンサルタントや制作会社も存在します。もし施策に迷いがある場合は、制作会社ではなく総合的にサポートしてくれるアウトソース先を検討するのが望ましいでしょう。

露出施策の提案や
効果測定の必要有無
効果検証のレポート作成をお願いしたい。将来的に検索流入も増やしたい。
目標 目標 メルマガ開封率UP、問い合わせ件数x件、など
希望納期 3月中にサイト公開、メルマガ配信
NGルール 他社サービス紹介はNG、支給テンプレートを使用など

以上、ホワイトペーパー作成時のRFP(提案依頼書)の記入例をご紹介しました。

ホワイトペーパー作成時だけでなく、どんな制作依頼をするにも最重要項目は、「依頼する背景」と「制作の目的」です。なぜこの施策を実施しようとしているのか、という大元がずれていては、制作側から思い通りの納品物が上がってくることが難しくなります。

また、業務の現場と上層部のずれが生じやすいのもこの点。外注前にしっかり社内で議論をし、うまく外注先をチームとして巻き込めるよう準備を進めておくと良いでしょう。

その他のテーマのRFPテンプレートはこちら

●ライターへ記事の作成依頼をしたい >>RFPダウンロード

●オウンドメディアを立ち上げたい >>RFPダウンロード

●SNS運用を任せたい >>RFPダウンロード

●漫画制作を依頼したい >>RFPダウンロード

●ホワイトペーパー作成を依頼したい >>RFPダウンロード

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福田貴子

福田貴子

WebメディアやSNS企業アカウントの運用中心にコンテンツ企画、制作ディレクション、ライティングまで幅広くこなす。元PRプランナー、デジタルマーケティングコンサルタントを経て2016年に独立。2020年より見積もり相場ガイド2代目編集長に就任。

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