【発注ノウハウ】相談メールの事例:オウンドメディア運営支援

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編集部の鶴久です。

当サイトを運営しているディレクターバンク社では、社内案件やクライアントワークなどで、たくさんの外部パートナーに協力してもらいながら、色いろなプロジェクトを進めています。

当記事では、私たちが実際に、外部パートナーへの案件相談をした際に送ったメールを紹介してみようと思います。

WEBサイトの運営やWEBマーケティングなどの仕事を進める時に、外部パートナーの協力が必要なケースが発生することは少なくないですよね。しかし、発注したい内容をどのように伝えるか、意外に難しい(そして面倒な)ものです。私たちの事例を共有することで、そんなWEB担当者の皆さんの参考になれば嬉しいです。

 

メール事例:オウンドメディア運営支援を取引先に依頼する

今回の事例は、とある企業から弊社宛にいただいた「オウンドメディアの運営支援」に関する問合せが商談化したケースです。

問合せ内容から依頼したい内容を抽出し、弊社ネットワークの中でメディア運営が得意なパートナー(webディレクター)に送ったメールが以下になります。

件名:【案件ご相談】オウンドメディア運営支援(○月〜)

○○さま

鶴久です。お世話になっております。

オウンドメディア運営支援についてご相談したくメールさせていただきました。

<案件サマリ>
・予算規模○○万円/月のオウンドメディア運営支援
・運営業務が拡大し、運営スタッフを補充したい
・担当領域は、コラムの入稿管理&リアルイベントPR
・開始時期は○月見込み。以降3ヶ月単位の契約更新

このような案件なのですが、ご検討いただくことは可能でしょうか?
まずは、興味アリ/対応NGのレベルでご返信いただけると幸いです。

詳細は以下を参照ください。

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<クライアント情報>
1)会社名:株式会社 □□□□
2)相談内容:「《サイト名》」の運営支援
3)当件の座組:一般財団法人□□□□推進機構より、サイト運営を受託

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<案件の背景>
ーーーーーーーーーーー
・運営会社(当件クライアント)の担当者が実質1名で運営している。
・関係団体などとのコミュニケーションが多く、サイト運営まで手が回らなくなってきた。
・特に、今期はPRのためのリアルイベントを実施することになり、負荷増が見込まれる。
・運営会社は上流工程(関係団体とのコミュニケーションや施策企画)に集中したい。
・実施が決定している施策や案件、サイトコンテンツの管理運営を外部にサポートしてほしい。

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<案件概要>
ーーーーーーーーーーー
1.ディレクター業務(サイト運営支援)

1)対象サイト
・《サイト名》
https://www.*****.net/

2)業務概要
・業務1:コラム作成進行管理
・業務2:WEBサイト上でのイベントPR業務

3)業務1概要(コラム作成進行管理)
・関連団体や企業の担当者(5-6名)などにコラム寄稿を依頼中。
・この5-6名のコラム進行管理及び記事校正、入稿管理などを担当してほしい。
・月間の記事本数は3本想定(寄稿者は2ヶ月に1本を執筆)

4)業務2概要(WEB上でのイベントPR業務)
・□□ビジネス拡大のためのリアルイベントのPR活動支援
- イベント企画&運用は《会社名》が担当
- サイトやFacebookページを活用して集客をサポートしてほしい
・検討されているPR施策
- イベント企画書をベースにプレスリリース原稿の作成
- 集客:サイトやfacebookページ活用(集客アイデアほしい)
- 上記2点に限らず、集客施策を一緒に考えてほしい
・開催予定のイベント(詳細未定)
- □□□□勉強会
- □□□□セッション(上記、欧州の□□データ広報)
- □□データ活用アイデアソン
- 会員向けの交流会
など。月1本程度のペースで実施したい

5)求められるスキル
・ライター管理(執筆依頼、進行管理、校正など)
・メディアサイト運営(コンテンツ制作、CMS入稿など/WEBマスター経験あればなお可)
・Facebookページ運営(Facebook広告出稿経験あればなお可)
・ライティング(イベント企画書をベースにプレスリリース原稿作成)
・クリエイティブ作成(素材画像を加工してサイトやFacebookで利用)
・WEB集客(イベント集客のためのWEB/SNS活用)

6)稼働について
・勤務形態:リモート勤務(月1-2回MTGあり)
・稼働ボリューム:週1〜2日程度の稼働
・期間:6月〜(原則3ヶ月更新)

7)報酬(確定前/応相談)
・○○万円/月

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以上、ご検討いただけますと幸いです。

ご不明な点あれば、お気軽にお知らせくださいませ。

 

案件相談時に押さえておくべき3つのポイント

今回は、一つの事例として、実際の業務で使った内容を紹介してみました。

さまざまな案件があり、汎用的なテンプレート化には至ってませんが、どの案件でも共通するポイントとして、以下の3点は抑えておくと良いでしょう。

1.ざっくり伝えるサマリを最初に書いておく
まずは、ざっくりで構わないので、出来るだけ短く案件の概要と伝えましょう。受注側の視点で考えると、「内容(キーワードレベルでOK)」「時期」「予算感」の三点は最初に知りたい内容だと私たちは考えています。最初のサマリで興味アリの場合は、素早い反応が期待出来ます。

2.最初のメールで100%の回答を求めない
私たちの場合、まずは検討可能か、興味があるか、といった点について回答をお願いするようにしています。「対応可否」まで求めてしまうと、回答する側も負担になりますし、回答を得るのが遅くなるかもしれません。

3.依頼内容だけでなく、全体像や背景も共有する
このプロジェクトの狙い、なぜこの案件を依頼するのか、などの情報も可能な限り共有します。パートナーに依頼する業務範囲と直接の関係はないかもしれませんが、背景を共有することで、こちらで気づいてないプラスアルファの提案やアドバイスを貰える可能性があるからです。

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鶴久英二

tsuruhisa

1968年福岡県久留米市生まれ。1991年大学卒業後にディスプレイ業界大手の丹青社に入社。1996年より、当時パソコン通信事業者だったニフティ株式会社に入社。一環して、オンラインサービスの運営部門を担当。2016年、ディレクターバンク設立。取締役/ディレクター。

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